VacaturebeschrijvingOffice Manager Raad van BestuurZorg jij dat onze Bestuurder en Bestuurssecretaris hun rol optimaal kunnen vervullen? Lees dan verder; Portaal zoekt jou.Wat ga je doen?Portaal heeft een tweehoofdig bestuur. Het bestuur bestaat uit Sander Heinsman (voorzitter Raad van Bestuur) en Arjel Woudstra (lid Raad van Bestuur). De Raad van Bestuur heeft de dagelijkse leiding en bepaalt de langetermijnstrategie.In deze afwisselende rol ondersteun je Arjel en onze bestuurssecretaris Iris en zorg je ervoor dat zij hun rol optimaal kunnen vervullen, met het hoge tempo dat daarbij hoort.Als Office Manager ben je proactief waar het gaat om de mailboxen en agenda's. Je weet wat er op de planning staat en bent in staat snel te schakelen op het moment dat het net even iets anders moet. Je raakt hiervan niet in de war en behoudt het overzicht.Prioriteren gaat je sowieso goed af, dat moet ook wel in een dynamische omgeving als deze.Je bereidt RvC-, directie- en bestuursvergaderingen gestructureerd voor - samen met de bestuurssecretaris - en zorgt ervoor dat meetings soepel verlopen door deze goede voorbereiding.Je bent organisatorisch ijzersterk en kunt inhoudelijk op hoog niveau meepraten en meedenken. Je weet hoe je mensen moet benaderen; jouw empathische vermogen stelt je in staat met iedereen goed samen te werken.Je staat stevig in je schoenen en bent niet bang om je grenzen aan te geven.Met jouw secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning, maak je het leven van Arjel en Iris een stuk makkelijker. Ook heb je oog voor het continu verbeteren van processen en werkwijzen.Hoe je dit gaat doen:Je werkt nauw samen met Lid Raad van Bestuur en bestuurssecretaris;Je werkt veel samen met de andere Office Manager Bestuur, die de Voorzitter van de Raad van Bestuur ondersteunt en vervangt elkaar indien nodig;Je hebt geregeld contact met de Raad van Commissarissen en het team van Office Managers;Je bereidt de RvC-, directie- en bestuursvergaderingen grondig voor;Je beheert de complexe agenda's en zorgt dat alle afspraken soepel verlopen door de afspraken goed voor te bereiden;Je beheert de e-mails en houdt de communicatie gestructureerd;Je zorgt voor een vlekkeloze voorbereiding van meetings, inclusief het klaarzetten van alle benodigde stukken;Je bewaakt de acties en besluitenlijsten van de bestuurlijke overleggen;Je werkt in een mum van tijd grondig de notulen uit.Dit Is Je TeamJe rapporteert aan de teamleider Officemanagement en bent onderdeel van de afdeling Office Management, waar meer dan 20 Office Managers werken. Binnen dat team zorgen we dat de kwaliteit van Office Management van hoog niveau is en dat we van elkaar leren. Dagelijks werk je vooral met ons Lid Raad van Bestuur en de Bestuurssecretaris samen. Ook met de Office Manager die onze Bestuursvoorzitter ondersteunt, werk je veel samen. Zij werken allemaal vanuit het Huis van Portaal in Utrecht.Hier Herken Jij Jezelf In:Je hebt eerder een bestuurder ondersteund;Je werkt zelfstandig en proactief;Je kunt snel schakelen;Je bent flexibel in werktijden;Je werkt nauwkeurig en brengt graag structuur aan;Je bent gewend om betrouwbaar met vertrouwelijke stukken om te gaan;Je weet van aanpakken;Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;Ervaring met Microsoft Office en iBabs.Wat bieden wij jou?Een jaarcontract voor 32 - 36 uur per week, met de intentie om dit om te zetten naar een vast dienstverband;Een fijn salaris in schaal H van de CAO Woondiensten. Afhankelijk van jouw kennis en ervaring verdien je tussen de €3748,- en €4727,- per maand op basis van 36 uur per week;Een eindejaarsuitkering en een ruim opleidingsbudget dat je naar eigen inzicht mag besteden aan je ontwikkeling;Een vitaliteitsbudget, waaruit jij je sportschoolabonnement of massage kan bekostigen, óf om op te tellen bij je opleidingsbudget;Een goede balans tussen werk en privé met thuiswerkdagen in goed overleg. Een thuiswerkbudget om je werkplek goed in te kunnen richten en een thuiswerkvergoeding;Een kilometervergoeding of vergoeding van je OV-kosten;Een pensioenplan voor een zorgeloze toekomst voor jezelf en jouw gezin.Reageren en contact:Ben je enthousiast geworden over deze functie? Solliciteer dan voor 16 augustus 2024 via de solliciteerknop. Wil je eerst meer weten? Neem dan contact op met Leonie Boshoven, Teamleider Officemanagement, via 06-33005767.Goed om te weten:De eerste gesprekken vinden plaats op 20 en 21 augustus. Hebben we een klik, dan volgt een online assessment en een tweede gesprek. Een verklaring omtrent gedrag maakt deel uit van onze sollicitatieprocedure.Met deze vacature willen wij zelf een nieuwe Portaal-collega werven. Dit is dan ook geen oproep voor acquisitie.Salarisomschrijving
#J-18808-Ljbffr
